Anleitung: E-Mail Signatur in Roundcube erstellen

Mit Signaturen in Roundcube Webmail können Sie Ihren E-Mails automatisch einen standardisierten Text am Ende hinzufügen, z.B. Ihren Namen, Ihre Position und Kontaktdaten. Hier erfahren Sie, wie Sie Signaturen in Roundcube einrichten und verwalten können.

1. Login & Identität wählen

Einloggen: Webmail Login. Außerdem können Sie Ihre Domain in die Browserzeile eingeben und am Ende „/up“ anhängen.
Beispiel: www.muster.at/up
Passwort vergessen? Jetzt im E-Mailmanger in Ihrem Control PanelControl-Panel Unser Control Panel erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihres Webhostings enorm. Statt sich mit komplexen technischen Befehlen oder Programmierkenntnissen auseinanderzusetzen, können Sie alle wichtigen Einstellungen einfach per Mausklick vornehmen. festlegen.

2. Allgemeine Tipps für Ihr Logo

Damit Ihr Logo professionell wirkt und technisch einwandfrei angezeigt wird, beachten Sie bitte die folgendes:

• Dateibenennung: Geben Sie der Bilddatei einen klaren Namen (z. B. Logo_Firmenlogo.jpg). Viele Programme blockieren Bilder; ein aussagekräftiger Name schafft Vertrauen und Ordnung. Wenn Sie Dokumente mitschicken, erkennt der Empfänger sofort: „Das ist nur das Logo, das hier ist der wichtige Anhang.

• Alternativtext (Alt-Text): Hinterlegen Sie beim Einfügen einen kurzen Text (z. B. „Logo Firmenname“). Dieser wird angezeigt, falls das Bild nicht lädt, und ist essenziell für die Barrierefreiheit.
• Format & Größe: Nutzen Sie das PNG-Format für Transparenz und Schärfe. Die ideale Breite liegt zwischen 150 px und 300 px.
• Link: Verknüpfen Sie das Logo direkt mit Ihrer Website, um den Zugriff für Kunden zu erleichtern.

3. Roundcube Signatur erstellen

1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf „Einstellungen“.
2. Öffnen Sie den Reiter „Identitäten“ und wählen Sie die gewünschte Identität auf der rechten Seite aus oder erstellen eine neue Identität über die Schaltfläche „+ Erstellen“.
3. Klicken Sie im Feld „Signatur“ auf das HTML-Symbol (kleines Bild-Icon), um den Bearbeitungsmodus zu öffnen.
4. Signatur eingeben: Geben Sie Ihre gewünschte Signatur in das Textfeld ein.
5. Formatierung: Nutzen Sie die Formatierungswerkzeuge oberhalb des Textfeldes, um Ihre Signatur ansprechend zu gestalten (Fett Kursiv, Unterstrichen, Links, etc.).

4. Logo einfügen und bearbeiten

1. Klicken Sie im erweiterten Menü (Symbol mit den drei Punkten) auf die Schaltfläche „Bild einfügen/bearbeiten“ (Symbol mit dem Berg-Motiv).

2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Feld „Quelle“, um ein weiteres Menü zu öffnen.
3. Über „Bild hinzufügen“ können Sie Ihr Logo hochladen.

4. Klicken Sie das hochgeladene Bild an. Das Fenster schließt sich und Sie kehren zur Maske „Bild einfügen/bearbeiten“ zurück.

5. Passen Sie hier ggf. Höhe und Breite an und bestätigen Sie mit „Speichern“.

6. Speichern Sie die gesamte Signatur am Ende erneut über den Button „Speichern“.

5. Links einfügen und verwalten

• Automatische Links: Geben Sie eine Adresse wie vorname.nachname@test.tld ein, wird diese automatisch als Link erkannt.
• Links bearbeiten: Markieren Sie einen Text oder Link und klicken Sie auf das linke Kettensymbol.

• URL: Geben Sie die Zieladresse (Domain) an.
• Anzuzeigender Text: Geben Sie hier den Text ein, der sichtbar sein soll (z. B. „Unsere Website“).
• Titel: Hinterlegen Sie hier den Alt-Text (erscheint beim Mouseover).
• Link öffnen in…: Wählen Sie „Neues Fenster“. So bleibt das E-Mail-Postfach des Empfängers im Hintergrund geöffnet, wenn er auf den Link klickt.

6. Nachrichtenerstellung einstellen

Um Ihre Logo-Signatur korrekt zu versenden und automatisch einzufügen, müssen nur noch zwei Einstellungen geändert werden:

1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Nachrichtenerstellung“.
2. Wählen Sie unter „Allgemein“ bei „HTML-Nachrichten verfassen“ die Option „Immer, außer beim Antworten auf Klartext“.
   Hinweis: Dies stellt sicher, dass Sie bei Empfängern, die aus Sicherheitsgründen nur Klartext nutzen, keine Formatierungsfehler verursachen.
3. Weiter unten finden Sie unter dem Titel „Signatur“ die Einstellung „Signatur automatisch einfügen“. Wenn Sie Ihre Signatur automatisch in Ihren Nachrichten verwenden möchten, wählen Sie bitte „Immer“ aus.
4. Bestätigen Sie mit „Speichern“.
5. E-Mail verfassen: Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, sollte Ihre Signatur automatisch im Textfeld erscheinen.

Tipps zur Nutzung von Signaturen

• Mehrere Signaturen: Wenn Sie häufig E-Mails an unterschiedliche Empfängergruppen senden (z.B. beruflich und privat), können Sie mehrere Identitäten mit unterschiedlichen Signaturen einrichten.
• Aktualisieren: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Signatur regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
• Professionelles Auftreten: Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur professionell und übersichtlich ist. Vermeiden Sie übermäßige Formatierungen oder unnötige Informationen.
• Rechtskonformität: In manchen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen an die Inhalte von E-Mail-Signaturen (z.B. Unternehmensinformationen). Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur diesen Anforderungen entspricht.